Choć pandemia koronawirusa trwa już od kilku miesięcy, pracownicy i pracodawcy nadal znajdują się w niecodziennej sytuacji. Tam, gdzie to możliwe, rekomendowanym modelem wykonywania obowiązków zawodowych jest praca zdalna. Z czym się wiąże? Odpowiadamy.
Możliwość zlecenia pracownikowi pracy zdalnej wprowadzono ustawą z dnia 7 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Zgodnie z wymienionym aktem z pracą zdalną mamy do czynienia, gdy praca określona w umowie wykonywana jest poza miejscem jej stałego wykonywania. W ten sposób pracownik może świadczyć pracę nie wychodząc z domu. Nie wyklucza to jednak powierzenia wykonania pracy w innym miejscu niż dom. Może zostać zlecona w dowolnej formie, także ustnie. Decyzja w zakresie maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej należy do pracodawcy – ma to być czas oznaczony, uzasadniony przeciwdziałaniem COVID-19. Co ważne, praca zdalna nie wpływa na wysokość wynagrodzenia.
Zgodnie z Kodeksem pracy obowiązkiem pracownika jest stosowanie się do poleceń przełożonych dotyczących pracy, pod warunkiem, że nie są one sprzeczne z przepisami prawa bądź umową o pracę. Dotyczy to również polecenia pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19. Niezastosowanie się do polecenia może stanowić podstawę do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności porządkowej.
Więcej informacji na temat pracy zdalnej można znaleźć na [stronie] internetowej Państwowej Inspekcji Pracy.
Praca zdalna a dokumentacja zawierająca dane osobowe
Pracodawca może zezwolić pracownikom na korzystanie podczas pracy zdalnej z dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe, co wiąże się z większym ryzykiem naruszenia bezpieczeństwa tych danych. Jak podkreśla UODO konieczne jest odpowiednie zabezpieczenie danych osobowych. Podczas pracy zdalnej pracownik może przetwarzać je tylko w celach związanych z wykonywaniem swojej pracy. Natomiast pracodawca jako administrator danych, obowiązany jest do zapewnienia bezpieczeństwa ich przetwarzania. W tym celu powinien wdrożyć odpowiednie procedury oraz środki organizacyjne i techniczne, zgodne z obowiązującymi przepisami.
Pracodawca przede wszystkim powinien ocenić niezbędność wykorzystania dokumentacji papierowej podczas pracy zdalnej i jeśli to możliwe, wdrożyć elektroniczny obieg dokumentacji. Aby nie dopuścić do utraty danych, należy rozważyć pracę na kopiach dokumentów, jednak dane osobowe zawarte na kopiach podlegają tej samej ochronie, co na oryginalnych dokumentach. Pracodawca decydujący się na udostępnienie dokumentacji papierowej musi m.in. ewidencjonować wydane pracownikowi dokumenty, ograniczyć ilość i ustalić okres ich wykorzystania przez pracownika, zobowiązać pracownika do bezpiecznego przechowywania dokumentów, np. w szafce na klucz, określić procedurę niszczenia niepotrzebnych dokumentów. Ponadto pracownik powinien zgłaszać pracodawcy każdy incydent naruszenia ochrony danych osobowych.
Źródło: UODO
Czytaj także:
Klaudia Nowakowska/Ostrzegamy.online